Datenschutzerklärung

3.1 Benutzerkonto und Anmeldung

Das Konto wird vom Verantwortlichen angelegt; eine Selbstregistrierung ist nicht möglich. Ein Klartext-Passwort wird nicht gespeichert.

Daten

Benutzername, Passwort (ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert), Rolle, Telefonnummer, Anschrift, zugeordnetes Fahrzeug, Vorgesetztenzuordnung, Urlaubskontingent, Aktiv-Status

Rechtsgrundlage

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses); bei Servicepartnern Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer

Für die Dauer des Beschäftigungs- bzw. Auftragsverhältnisses; anschließend nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

3.2 Anmelde-Cookie und lokale Speicherung auf dem Endgerät

Ohne dieses Cookie ist keine Anmeldung möglich. Ein Einwilligungsbanner entfällt, weil ausschließlich technisch erforderliche Zugriffe auf das Endgerät stattfinden. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Werkzeuge setzen wir nicht ein.

Daten

Cookie „jwt“ mit dem Anmeldetoken (enthält Nutzer-ID, Benutzername, Rolle, Berechtigungsmerkmale); im lokalen Speicher des Browsers zusätzlich reine Oberflächen-Einstellungen (zuletzt geöffneter Reiter, gewählter Auswertungszeitraum, Zwischenstand des NE3-Assistenten)

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den ausdrücklich gewünschten Dienst) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Speicherdauer

Anmeldetoken: 180 Tage Gültigkeit, Cookie-Ablauf 365 Tage. Oberflächen-Einstellungen verbleiben bis zum Löschen der Browserdaten auf dem Gerät.

3.3 Auftragsabwicklung und Dokumentation

Aus den Auftragsdaten ist erkennbar, welche Person einen Auftrag bearbeitet hat. Fotos werden auf dem Server des Verantwortlichen gespeichert und nicht an Dritte übermittelt.

Daten

Zugeordnete Aufträge, Auftragsnummern, Kundenstandort, Auftragstyp, verbautes Material, Positionen und Mengen, Bemerkungen, Abschlussangaben, Fehlerkennzeichen, Reklamationen, Fotos zur Auftragsdokumentation

Rechtsgrundlage

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nachweis der erbrachten Leistung gegenüber dem Auftraggeber)

Speicherdauer

Aufbewahrung für die Nachweis- und Abrechnungszwecke gegenüber dem Auftraggeber sowie nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

3.4 Zeiten, Auftragsdauer und Auswertungen

Diese Daten lassen Rückschlüsse auf Verhalten und Leistung zu. Sie werden zur Einsatzplanung, zur Abrechnung mit dem Auftraggeber und zur Qualitätssicherung verwendet. Auswertungen sind für die Verwaltung (Rolle „Admin“) einsehbar. Kennzahlen wie die FTR-Bewertung werden automatisiert berechnet, dienen aber ausschließlich als Grundlage für Entscheidungen durch Menschen; siehe Abschnitt 8.

Daten

Zeitpunkte von An- und Abmeldung eines Auftrags, Auftragsdauer, Pausen, Anzahl bearbeiteter Aufträge, Fahrstrecken und Fahrzeiten, Fehlerquote/FTR-Bewertung, Auswertungen je Person und Zeitraum

Rechtsgrundlage

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Einsatzsteuerung, Abrechnung und Qualitätssicherung)

Speicherdauer

Für die Dauer des Beschäftigungs- bzw. Auftragsverhältnisses sowie im Rahmen der Abrechnungs- und Nachweispflichten.

3.5 Ankunftsprüfung am Einsatzort (Standortdaten)

Die Standortfreigabe erfolgt über den Browser und kann dort jederzeit entzogen werden. Ohne Freigabe bleibt die Anwendung nutzbar; die Ankunft wird dann nicht automatisch erfasst. Eine laufende Ortung von Personen findet nicht statt.

Daten

Beim Öffnen eines Auftrags wird — nach Freigabe durch den Browser — die aktuelle Position des Endgeräts an unseren Server übermittelt und mit der Adresse des Einsatzortes verglichen. Gespeichert wird ausschließlich das Ergebnis, nämlich Nutzer-ID, Auftrags-ID und der Zeitpunkt der ersten Ankunft.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (korrekte Dokumentation von Einsatzzeiten und auslösen der Vor-Ort-Erinnerungen); § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO

Speicherdauer

Der Ankunftszeitpunkt wird zusammen mit dem Auftrag gespeichert. Die übermittelten Koordinaten werden nicht dauerhaft gespeichert.

3.6 Ortung von Werkzeug und Ausrüstung (SmartTags)

Die Anwendung ruft die Positionen der Tracker in einem Intervall von etwa fünf Minuten vom Dienst des Herstellers ab und speichert sie. Zweck ist das Wiederfinden von Werkzeug und Ausrüstung sowie ein Hinweis, wenn Ausrüstung am Einsatzort zurückgelassen wurde. Da Tracker einer Person zugeordnet sind, können die Positionsdaten mittelbar Rückschlüsse auf deren Aufenthalt zulassen. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle anhand dieser Daten findet nicht statt.

Daten

Positionsdaten der an Werkzeug, Ausrüstung und Fahrzeugen angebrachten Bluetooth-Tracker (SmartTags), Zeitstempel, Batteriestand, zugeordnete Person

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz und Auffinden betrieblichen Eigentums)

Speicherdauer

Positionsdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Empfänger

Samsung Electronics (SmartThings / SmartThings Find), siehe Abschnitt 4

3.7 Fahrzeuge

Tachofotos werden zur automatischen Erkennung des Kilometerstands auf demselben Server verarbeitet, auf dem die Anwendung läuft. Eine Übermittlung der Fotos an externe Dienste findet nicht statt.

Daten

Fahrzeugzuordnung, Kilometerstände und deren Verlauf, Tachofotos, Fahrzeugzustand und Mängel, Fotos der Fahrzeugseiten, Serviceereignisse (TÜV, Öl, Reifen), Werkstattrechnungen

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verwaltung des Fuhrparks, Halterpflichten); § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO

Speicherdauer

Für die Dauer der Fahrzeugzuordnung sowie nach den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Belege.

3.8 Material, Lager und Werkzeug

Daten

Personenbezogener Materialbestand, Ein- und Ausgänge, Übergaben zwischen Personen, Materialanforderungen, zugeordnete Werkzeug-Assets und deren Statusverlauf

Rechtsgrundlage

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bestandsführung, Nachweis über überlassene Arbeitsmittel)

Speicherdauer

Für die Dauer des Beschäftigungs- bzw. Auftragsverhältnisses; Bewegungsdaten darüber hinaus im Rahmen der Nachweispflichten.

3.9 Kommunikation in der Anwendung

Die Anwendung ist ein betriebliches Arbeitsmittel. Inhalte sind für die jeweils Beteiligten und im erforderlichen Umfang für die Verwaltung einsehbar. Eine private Nutzung der Nachrichtenfunktionen ist nicht vorgesehen.

Daten

Tickets samt Kommentaren und Anhängen, Direktnachrichten zwischen Nutzenden, Mitteilungen der Verwaltung an alle Nutzenden, Benachrichtigungen im Posteingang, geführte Aufgaben-Hinweise

Rechtsgrundlage

§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (betriebliche Kommunikation)

Speicherdauer

Bis zur Löschung durch die Beteiligten bzw. die Verwaltung; eine automatische Löschung erfolgt derzeit nicht.

3.10 Abwesenheiten: Urlaub und Krankmeldung

Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt. Sie werden in der Anwendung als Mitteilung an die Verwaltung bzw. Disposition angelegt und sind nur diesem Personenkreis zugänglich. Angaben zur Art der Erkrankung oder eine Diagnose sind nicht erforderlich und sollen im Bemerkungsfeld nicht angegeben werden.

Daten

Urlaubsanträge mit Zeitraum, Status und Begründung, Urlaubskontingente; Krankmeldungen mit Beginn, voraussichtlichem Ende und optionaler Bemerkung

Rechtsgrundlage

Für Urlaubsdaten: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO. Für Krankmeldungen zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG (Ausübung von Rechten und Pflichten aus dem Arbeitsrecht)

Speicherdauer

Für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie im Rahmen arbeits- und sozialrechtlicher Nachweispflichten.

3.11 Kundendaten aus den Auftragsdaten

Diese Daten stammen aus den Auftragsunterlagen des jeweiligen Auftraggebers. Für die Information der betroffenen Kundinnen und Kunden ist grundsätzlich der Auftraggeber verantwortlich. Ob die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO oder in eigener Verantwortlichkeit erfolgt, richtet sich nach dem Vertrag mit dem Auftraggeber: [ROLLE UND VERTRAGSGRUNDLAGE PRÜFEN]

Daten

Adresse des Kundenstandortes, Objektangaben, Ansprechpartner und Telefonnummern, Bemerkungen zum Standort, Änderungsjournal zu diesen Angaben

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO im Rahmen des Auftragsverhältnisses mit dem Netzbetreiber

Speicherdauer

Nach Maßgabe des Vertrags mit dem Auftraggeber sowie der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

3.12 Protokollierung und Schutz vor Missbrauch

Die Begrenzung der Anmeldeversuche verarbeitet die IP-Adresse ausschließlich im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht dauerhaft.

Daten

Änderungsjournal zu Kundenstandort-Daten mit Nutzer-ID, Benutzername, Zeitpunkt, altem und neuem Wert sowie der IP-Adresse des Zugriffs; Begrenzung der Anmeldeversuche anhand von Benutzername und IP-Adresse; Serverprotokolle des Hosting-Betriebs

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Abwehr unberechtigter Zugriffe, Sicherheit des Systems nach Art. 32 DSGVO)

Speicherdauer

Änderungsjournal: dauerhaft, da revisionssicher angelegt. Serverprotokolle des Hostings: [LÖSCHFRIST HOSTING-LOGS]

3.13 Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und können in den Browsereinstellungen jederzeit wieder deaktiviert werden. Die Inhalte der Nachrichten sind für den Push-Dienst verschlüsselt.

Daten

Auf Wunsch: Adresse des Push-Endpunkts des Browsers, kryptografische Schlüssel der Anmeldung, Gerätekennung des Browsers

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Aktivieren im Browser) i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG

Speicherdauer

Bis zur Abmeldung; ungültig gewordene Anmeldungen werden automatisch entfernt.

Empfänger

Push-Dienst des jeweiligen Browser- bzw. Geräteherstellers, siehe Abschnitt 4

3.14 Kartenansichten

Die Übermittlung findet nur beim Aufruf einer Seite mit Kartenanzeige statt, nicht beim normalen Arbeiten mit Aufträgen.

Daten

Beim Öffnen einer Kartenansicht werden die Kartenbibliothek von einem Content-Delivery-Netz und die Kartenkacheln von den Servern der OpenStreetMap Foundation geladen. Dabei werden die IP-Adresse des Endgeräts, technische Browserangaben und der angezeigte Kartenausschnitt an die genannten Anbieter übermittelt.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Einsatz- und Ausrüstungsübersicht)

Speicherdauer

Eine Speicherung durch uns erfolgt nicht; zur Speicherung bei den Anbietern siehe deren Datenschutzhinweise.

Empfänger

unpkg (Cloudflare, USA), OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich)